Jak wybrać firmę do obsługi outsourcingu IT?

Firma sprawnie działająca to ta, w której dobrze działa system informatyczny. Dla przedsiębiorstwa kluczowa – a przed wszystkim o wiele tańsza niż doraźne działania – jest profilaktyka. Z outsourcingu IT warto skorzystać dlatego, by nagle zaistniałe awarie nie spowodowały poważniejszych konsekwencji i strat pieniędzy.

Na czym polega outsourcing IT?

Usługi outsourcingu IT to obejmuje wsparcie zewnętrznej firmy informatycznej w zakresie administracji sieci i serwerów, codziennego wsparcia użytkowników (helpdesk), pomocy w zakresie planowania i zakupu sprzętu komputerowego oraz rozwiązań informatycznych. To także doradztwo dotyczące bezpieczeństwa informatycznego, przygotowania odpowiednich procedur lub kontroli legalności oprogramowania. W sytuacjach kryzysowych, takich chociażby jak utrata danych, specjaliści IT są w stanie również zastosować odpowiednie rozwiązania.

Ile to kosztuje?

• sprzętu komputerowego w firmie (laptopy, komputery stacjonarne, drukarki, serwery),
• liczby stacji roboczych,
• maksymalnego czasu reakcji w przypadku zgłoszenia awarii,
• liczby godzin serwisowych w abonamencie miesięcznym,
• czasu, jaki specjaliści IT spędzą w Twojej firmie.

W firmach zatrudniających kilkadziesiąt i więcej osób ceny kształtują się na poziomie 3.000 – 6.000 zł netto miesięcznie – w zależności od ustalonych warunków. To mniej niż wynosi wynagrodzenie jednego pracownika. Dla mikroprzedsiębiorstw zaś taką usługę można zamówić już od ok. 300 zł netto miesięcznie.

Jak się przygotować do rozmowy z firmami IT?

Należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami dotyczącymi porównywania ofert, jakie będą do nas napływać:

• Jakie usługi są dla nas najważniejsze?
• Z czym mamy w firmie największy problem?
• Jakie rozwiązania IT dotychczas stosowano w Państwa firmie?
• Na jakim rodzaju oprogramowania pracują Państwo w firmie?
• Jakie sprzęty i serwery posiadają Państwo w firmie?

O co pytać firmę IT?

Warto zorientować się, podobnie jak w przypadku każdego innego dostawcy, jak długo firma jest na rynku, jakie ma referencje i dotychczasowych klientów. Dobrze jest wiedzieć, w jaki sposób obsługuje klienta - czy jest dedykowany opiekun firmy – klienta, czy obsługuje ją zespół specjalistów IT. Warto dopytać też o ludzi, którzy bezpośrednio będą nas obsługiwać. Od ilu lat pracują w branży i jakie mają doświadczenie. Handlowiec zawsze powinien być otwarty, przyjazny i komunikatywny. Ludzie zajmujący się rozwiązywaniem problemów IT niekoniecznie należą do tego typu osób. Miłym zwyczajem jest, gdy na spotkanie przychodzi również nasz przyszły opiekun. To z nim będziemy stale współpracować, dlatego warto go poznać przed podpisaniem umowy.

Jakie inne pytania warto zadać przed rozpoczęciem współpracy?

• Co wchodzi w zakres usług, a co nie?
• Czy firma oprócz usług helpdesk przeprowadza audyty bezpieczeństwa?
• Czy firma jest w stanie pomóc w przypadku utraty danych lub włamania do systemu informatycznego?
• Czy przedstawiciel firmy rozumie nasze potrzeby?

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Wydawanie stałej kwoty miesięcznie może wydawać się stratą pieniędzy. Warto jednak oszacować, ile warte są spokój i bezpieczeństwo firmy. Żadna firma nie chce pozwolić sobie na przestoje w pracy, a tym bardziej koszty z tym związane. W przypadku utraty danych lub wykradzenia ich z firmy, koszty związane z naprawieniem strat będą nieporównywalnie wyższe niż umowa z firmą outsourcingową.